• Posted 01-Mar-2022

Cyprus University of Technology (CUT): European Distinction in Digital Public Administration issues for CUT

The Cyprus University of Technology was awarded a Certificate of Good Practice for the project "All-in-One HR", in the context of the Pan-European Competition (European Public Sector Award-EPSA 2021) held by the European Institute of Public Administration, an institution that rewards efforts to strengthen an innovative, green and digital public administration.

CUT participated in the competition in the section Digital Public Administration with the project "All-in-One HR", which concerned the transition from a traditional, manual time & attendance management system of its employees, to a fully automated, digital and "smart" system, developed entirely internally and designed based on existing knowledge and experience in the University Human Resources Service and the Information Systems and Technology Service, under the supervision of the Director of Administration and Finance of the University. The system is digitally managed as a whole, improving accuracy, speed and ease of use, while also providing direct and detailed reports for employees, management and the Human Resources Service.

The "All-in-One HR" project is an innovative application of digital technology in public administration. The main feature of the system is the possibility of its transfer and use by any body under public law, without special adjustments, e.g. from town halls, semi-governmental organisations.

In addition to low maintenance costs and ease of use, the system provides enhanced transparency for all users (employees and management) and is an accountability tool available for control.

This important distinction is the culmination of the efforts of the University leadership to promote e-government and improve the efficiency of internal processes. In recent years the University has implemented a number of strategic digital transformation projects. Among them is the use of electronic signature (digital signature) in all internal procedures that makes CUT the first public body in Cyprus to implement it on a large scale, the computerization of the recruitment and development procedures of academic staff and the payment management system (e-payments). Through a continuous process, the Cyprus University of Technology has managed to adapt to the changes in the environment of higher education, so that it remains a modern public organisation.

The European Public Sector Award for 2021 is supported by eight bodies representing different levels of government, as well as the European Commission. The evaluation process was carried out on the basis of specific criteria of the EPSA 2021 team (https://www.eipa.eu/epsa/). The European Institute of Public Administration received a total of 126 applications for projects from a number of public and wider public sector organisations in Europe (public services, local authorities, legal entities under public law and other government entities), which implemented groundbreaking projects. related to the following three thematic areas: Innovative Public Administration, Green Public Administration and Digital Public Administration.

The results of the competition are presented at the following link https://www.eipa.eu/epsa/

Source: Cyprus University of Technology (https://rb.gy/g0xhzf)

 

Τεχνολογικό Πανεπιστήμιο Κύπρου: Ευρωπαϊκή Διάκριση σε θέματα Ψηφιακής Δημόσιας Διοίκησης για το ΤΕΠΑΚ

Το Τεχνολογικό Πανεπιστήμιο Κύπρου διακρίθηκε με Πιστοποίηση Καλής Πρακτικής για το έργο "All-in-One HR", στο πλαίσιο Πανευρωπαϊκού Διαγωνισμού (Εuropean Public Sector Award-EPSA 2021) που διεξήγαγε το Ευρωπαϊκό Ινστιτούτο Δημόσιας Διοίκησης (European Institute of Public Administration), ενός θεσμού που επιβραβεύει τις προσπάθειες ενίσχυσης μιας καινοτόμας, πράσινης και ψηφιακής δημόσιας διοίκησης.

Το ΤΕΠΑΚ συμμετείχε στον διαγωνισμό στην ενότητα Ψηφιακή Δημόσια Διοίκηση με το έργο "All-in-One HR", το οποίο αφορούσε τη μετάβαση από ένα παραδοσιακό, μη αυτόματο σύστημα διαχείρισης χρόνου και παρουσιών (time & attendance management system) των εργαζομένων του, σε ένα πλήρως αυτοματοποιημένο, ψηφιακό και “έξυπνο” σύστημα, που αναπτύχθηκε εξ ολοκλήρου εσωτερικά και σχεδιάστηκε με βάση την υπάρχουσα γνώση και εμπειρία στην Υπηρεσία Ανθρώπινου Δυναμικού του Πανεπιστημίου και στην Υπηρεσία Συστημάτων Πληροφορικής και Τεχνολογίας, υπό την εποπτεία του Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών του Πανεπιστημίου. Το σύστημα τυγχάνει ψηφιακής διαχείρισης στο σύνολό του, βελτιώνοντας την ακρίβεια, την ταχύτητα και την ευκολία χρήσης, ενώ παρέχει επίσης άμεσες και λεπτομερείς αναφορές για τους εργαζόμενους, τη διοίκηση και την Υπηρεσία Ανθρώπινου Δυναμικού.

Το έργο “All-in-One HR”αποτελεί μια καινοτόμα εφαρμογή της ψηφιακής τεχνολογίας στη δημόσια διοίκηση.  Κύριο χαρακτηριστικό του συστήματος είναι η δυνατότητα μεταφοράς και χρήσης του από οποιοδήποτε οργανισμό δημοσίου δικαίου, χωρίς ιδιαίτερες προσαρμογές π.χ. από δημαρχεία, ημικρατικούς οργανισμούς.

Πέραν του χαμηλού κόστους συντήρησης και της ευκολίας χρήσης, το σύστημα παρέχει ενισχυμένη διαφάνεια για όλους τους χρήστες (εργαζόμενους και διοίκηση) και είναι ένα εργαλείο λογοδοσίας διαθέσιμο για έλεγχο.

Η σημαντική αυτή διάκριση είναι το επιστέγασμα των προσπαθειών της ηγεσίας του Πανεπιστημίου για προώθηση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και βελτίωση της αποτελεσματικότητας των εσωτερικών διαδικασιών. Τα τελευταία χρόνια το Πανεπιστήμιο έχει υλοποιήσει μια σειρά στρατηγικών έργων ψηφιακού μετασχηματισμού. Ανάμεσα σε αυτά είναι η χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής (digital signature) σε όλες τις εσωτερικές διαδικασίες που καθιστά το ΤΕΠΑΚ τον πρώτο δημόσιο οργανισμό στην Κύπρο που την εφαρμόζει σε ευρεία κλίμακα, η μηχανογράφηση των διαδικασιών πρόσληψης και ανέλιξης ακαδημαϊκού προσωπικού και του συστήματος διαχείρισης οδηγιών πληρωμής (e-payments).  Μέσα από μια συνεχή διαδικασία, το Τεχνολογικό Πανεπιστήμιο Κύπρου έχει καταφέρει να προσαρμόζεται στις αλλαγές του περιβάλλοντος της ανώτατης εκπαίδευσης, ούτως ώστε  παραμένει ένας σύγχρονος δημόσιος οργανισμός.

Το Ευρωπαϊκό Βραβείο Δημόσιου Τομέα για το 2021, στηρίζεται από οκτώ φορείς που εκπροσωπούν διαφορετικά επίπεδα διακυβέρνησης, καθώς και από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.  Η διαδικασία αξιολόγησης πραγματοποιήθηκε στη βάση συγκεκριμένων κριτηρίων της ομάδας EPSA 2021 (https://www.eipa.eu/epsa/).  Το Ευρωπαϊκό Ινστιτούτο Δημόσιας Διοίκησης παρέλαβε συνολικά 126 αιτήσεις για έργα/ projects από πλειάδα οργανισμών δημόσιου και ευρύτερου δημόσιου τομέα της Ευρώπης (δημόσιες υπηρεσίες, αρχές τοπικής αυτοδιοίκησης, νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου και άλλες κρατικές οντότητες), οι οποίοι εφάρμοσαν πρωτοποριακές/βέλτιστες πρακτικές ή έργα σχετικές με τους ακόλουθους τρεις θεματικούς τομείς: Καινοτόμα Δημόσια Διοίκηση ("Innovative Public Administration"), Πράσινη Δημόσια Διοίκηση ("Green Public Administration") και Ψηφιακή Δημόσια Διοίκηση ("Digital Public Administration").

Τα αποτελέσματα του διαγωνισμού παρουσιάζονται στον ακόλουθο σύνδεσμο https://www.eipa.eu/epsa/

Πηγή: Τεχνολογικό Πανεπιστήμιο Κύπρου (https://rb.gy/g0xhzf)